経費削減は会社の中の見えない無駄をなくす
カミワザとは
Windowsで動作するパソコン向けのファイル管理ソフトです。
ファイルソフトはフォルダの形をしたものが一般的ですが、ファイルの整理をしやすいよう本棚の形をしています。
クライアントサーバーシステムですので、各自のパソコンに表示された本棚にファイルを整理することで、サーバーの本棚にファイルが整理されるものです。
ネットワーク上の本棚に皆で協力してファイルを整理して利用するといったものです。
ファイルソフトを本棚と同じ形にすることで、見た目も使い方も同じになり経験値もあるので迷わずにご利用いただけます。
利用者毎にその人に必要な本棚だけを表示する機能により、一人一人にとって使いやすいシンプルな本棚になることがファイルを探す時間のムダを短縮します。
また本棚に格納されているファイルをそのまま編集することができます。その際にファイルを保全に役立つよう、削除したり上書きしたりしてもファイルを消失しない仕組みにしています。
そして安価にシステム構築できるようサーバー機にはWindowsServerだけでなく、普通のパソコン（Professional版）が使えますので、部長のノートパソコンをサーバーとして、部下が部長パソコンの本棚を利用するといった使い方が可能です。その際には万が一の部長のパソコンの故障に備えて、日時を指定することで接続したUSBや外付けハードディスクに部長のパソコンのデータをバックアップ機能するがあります。
パソコンの使い方を見直しましょう ~ 文明とは道具 ~
私たち人類はホモサピエンスという種だそうです。地球が寒冷化する過程で大型の獲物が減った際に、動きの速い小動物を捕まえる道具を開発できたことが、生き延びた原因といわれています。
それから人類は多様な道具を開発しましたが、文明は道具そのものと言えます。
ある人が乗った船が難破して無人島にたどり着いたとします。そこにはサーカス団のライオンがいたとすると、武器を持たない人間はライオンのエサにしかなり得ません。
道具という観点では飛行機は空を飛ぶためのものです。そしてパソコンは業務の効率化にするものです。
ところが山梨県のある市役所では、ファイルを探す時間が増えるというマイナス要素により、パソコンは業務を効率化していないとの調査結果を得ました。
これは空を飛ぶために購入した飛行機が「実は飛べなかった」ことと同じことです。
それにしても不思議なのは、パソコンにより書類は図面がファイルに変わる以前は、本棚から容易に取り出せたにもかかわらず、パソコンという高度な情報処理装置を用いると出来なくなるというのは、パソコンの使い方のどこかに問題があることを示唆しています。
何故、改善できないのか？
マインドセット
そして調査を行った市役所では、未だにファイルの問題を解決出来ていないのです。
市役所には「ファイル管理が出来ない」という難問が存在するのでしょうか。しかしこれは市役所だけでなく全ての組織に共通する問題に思えます。
そしてパソコンが普及して30年が経過した今でも解決できていません。
話は変わりますが、皆さんはマインドセットという言葉をご存知でしょうか。固定観念や常識といったものですが、実はファイルの問題の原因はマインドセットの中にあります。そのため誰もここを疑わないので、これまで原因を見つけられなかったのです。「パソコンはそういうもの」として見逃していたのです。
ファイルの管理を出来ない原因の一つはフォルダの形をしたファイルソフトを用いていることです。実は中身の見えない入れ物に「もの」を整理する事例は古今東西存在しないのです。
理由は、整理をしてもどこに何が入っているのか分からないため、効果の乏しいそのような入れ物を使わないのです。
共有フォルダも開けないと中身が分かりません。段ボール箱に書類を整理するのと同じで、整理をしても成果が出ないところが問題点のです。
もう一つの原因は「パソコンは個人で管理する」といった使い方です。これはパソコンを使う上で守らなければならないとされているもので、こちらも同様にもマインドセットの中にあります。
ファイルの整理は部署の全員の協力が必要です。しかし「パソコンは個人で管理するもの」といったルールでは実現が難しいのです。多くの組織がファイルの管理をできないのは、マインドセットの中のこの2つ原因によるものです。
パソコンの使い方
職場では「個人で管理するもの」・「他人のパソコンを勝手に操作してはならない」といった使い方が一般的です。これは上司の指示ではありません。ではどこから来たのでしょう。
これは30年前のアメリカの一般家庭の使い方です。起動時のパスワードは1台のパソコンを家族でシェアする機能であり、お母さんのアカウントではお母さんのパソコンになり、お子さんのアカウントではお子さんのパソコンになりました。例え親子であっても互いのプライバシーを侵害しないという、いかにもアメリカらしい文化や習慣を反映した機能だったのです。
そして後に、このような機能を持つパソコンを操作した人は「パソコンは個人で管理するもの」・「他人のパソコンを勝手に操作してはならない」といったことを感覚的に学んだのです。
パソコンとの関係
道具を使うことが上手かった私たちにとって、道具は特別なものに違いありません。
そして初めての飛行機を目撃した人のように、私たちは技術の粋を集め最先端の道具をリスペクトしてしまう傾向にあります。
パソコンが登場する以前の人にとって、コンピューターは遠い世界の話であり、係わりを持つようになると想像した人はいませんでした。そのためパソコンが登場するとパソコンはリスペクトの対象になったのです。
パソコンが特別視されたのは「パソコンを覚えられないと会社にいられない」とか「パソコンができないと就職できない」と言われれるようになった社会現象からもわかります。
道具は本来人が評価するものですが、ここではパソコンが人を評価したのです。
私たちはパソコンと接する最初の段階で、過剰なパソコンへのリスピクトが存在していたのです。
そしてこのことが、パソコンを使う上での様々な弊害をもたらしたと考えています。
「パソコンは個人で管理するもの」というのは家庭の使い方です。
これが組織でパソコンを使う上でのルールと考えられるようになったのは、パソコンを過度にリスペクトしていたことから「パソコンの操作には何か特別なルールがあるのに違いない」と勝手に思い込んだためではないでしょうか。
それがパソコンを操作することで感じ取った「パソコンは個人で管理するもの」・「他人のパソコンを勝手に操作してはならない」といったものだったと考えられます。
これはパソコン登場時の話であり、現在の若い人にパソコンへのリスペクトはありません。しかし職場でのパソコンの使い方としてこれが継承されているのです。
パソコン個人管理
パソコンの個人管理的な使い方が組織に弊害をもたらすのは、組織とパソコンの使い方が合わないからです。
組織は業務を効率化するための仕組みであり以前から行われていました。
組織には「情報を共有しましょう」といったルールがあり、これがパソコンの使い方とは水と油の関係なのです。
人体を例にします、身体は分業していてそこには多くの部位が存在します。考えるのは脳、動くのは手足といったものです。
そして組織には必要不可欠なルールが存在します。それは「与えられた役割以外はしてはいけない」というものです。例えば脳が右に行けと命令しても、足が「左の方が良い」と考えてしまうと、歩行ができないからです。
組織も、脳に相当するネージャーに情報を集めてマネージャー指示により各自が行動します。ところが情報処理装置であるパソコンを個人で管理するということは、各自がパソコンを使って情報処理をすることを想定していて、マネージャーに情報を集約するというルールではありません。
「今後は足や手も考えるように」と指示するようなものです。
そのためパソコンを導入すると、組織の情報が各自のパソコンに分散するようになり、担当者が欠勤するといった些細なことで情報を取り出せなくなります。
組織が劣化した状態と言えますが、パソコンのルールを優先させたことで組織が個人事業主の集まりに変わってしまうのです。
パソコンリスペクトの弊害
現在のパソコンの使い方は、パソコン登場当時のリスペクトを背景とした使い方がそのまま継承されています。
そのため不思議な現象が起きます。
パソコンが故障して中のファイルを消失することがありますが、ファイルを復旧ができない場合には、ファイルの作成に労力を費やした当事者にとって大きなダメージのはずです。ところがそのような際に当時者は意外と明るく、周囲との歓談で笑い声も聞こえることもあります。
書類や図面の時代では想像できませんが、ダメージが少ないというのは、どのような心理的作用なのでしょう。
導入し始めた頃のパソコンへの評価はとても高いものでした。それに対して人はパソコンを使えないと解雇されるのですから評価は高くありません。
評価の高いパソコンと人との関係は評価の高い上司と部下の関係に似ています。
評価の高い上司が大きなミスをしても部下が困ることはありません。これと同じで評価の高いパソコンが壊れても部下が困ることはない。そんな心理的作用ではないでしょうか。
調査を行った市役所のプロジェクトメンバーが、ファイル管理の問題を簡単に諦め過ぎたように感じていました。
しかしここでも「パソコンがしていることですので仕方がないですよ」といったパソコンとの関係が存在したのではないでしょうか。
現在のパソコンの使い方にこのような歪なことが起きるのは、パソコンと私たちのボタンのかけ間違いが解消されていないからです。パソコンという道具を用いる使用者は全責任を負うべきです。
それを普通のことと感じられるように、私たちはパソコンとのボタンのかけ間違いを解消する必要があるのです。