経費削減は会社の中の見えない無駄をなくす

カミワザとは

Windowsで動作するパソコン向けのファイル管理ソフトです。
ファイルソフトはフォルダの形をしたものが一般的ですが、ファイルの整理をしやすいよう本棚の形をしています。
クライアントサーバーシステムですので、各自のパソコンに表示された本棚にファイルを整理することで、サーバーの本棚にファイルが整理されるものです。
共有が必要なファイルをネットワーク上の１つの本棚に皆で協力して整理して、皆で利用するといった従来の本棚に相当する仕組みとお考え下さい。
従来の本棚と同じ形にすることで、見た目も使い方も同じになるので迷わずにご利用いただけます。
そして利用者毎にその人に必要な本棚だけを表示するので、誰にとっても使いやすいシンプルな本棚になり、ファイルを探す時間のムダを短縮できます。
また各自のパソコンから、サーバーの本棚に入っているファイルを編集することができます。
その際に排他処理を行いますし、ファイルを削除したり上書きしたりしてもファイルを消失しないようにしてファイルの保全に努めています。
サーバーにはWindowsServerだけでなく、普通のパソコン（Professional版）が使えますので、部長のノートパソコンをサーバーとして、部下がそのパソコンの本棚を利用するといった使い方が行なえます。その際には万が一の部長のパソコンの故障に備えて、日時を指定したバックアップの設定をしてデータの保全に努めます。

パソコンの使い方を見直しましょう　~　文明とは道具　~　

私たちの先祖のホモサピエンスは、寒冷化によりそれまで捕食していた大型の動物が減り、動きの速い小動物ばかりになった際に、これらを捉えるための道具を開発できたことが生き残った理由と言われています。私たちは道具を使うのが上手い種だと言えるのです。

実は文明は道具によって成り立っています。道具がなければ文明もありません。
例えばあなたが客船で旅行中に嵐に遭遇して難破したとします。気が付くと無人島にたどり着いていました。海に放り出されましたが幸いにもあなた一人だけ無人島に漂着していたのです。しかし他にも漂着した動物がいました。それはサーカス団にいたライオンでした。
狭い無人島にライオンと一緒に漂着したのです。身を守る道具は一切ありません。ここでは人間の優位性は何一つありません。ライオンのエサ以外の役割は与えられていないのです。
道具に守られている文明社会とでは人とライオンとの立場が逆転するのです。

私たちの周りには様々な道具が有ります。道具は必要により生まれるので、道具一つ一つに目的があります。
飛行機という道具は、道のないところを短時間で移動することが出来ます。その手段が飛行です。
パソコンは業務の効率化が目的です。これは誰にとっても疑いの余地がないでしょう。

ところが山梨県のある市役所で画期的な調査を行いました。
パソコンを導入したことで業務がどれだけ効率化したかを、専門のプロジェクトチームを作って調査したのです。
その結果は「個々の業務は効率化したものの、その分ファイルを探す時間が増えたことと相殺して効率化していない。」といったものでした。
これは私たちの想像を裏切る結果でした。市役所ではパソコンは業務を効率化していなかったのです。
これはパソコンという道具の本来の目的に適わないものです。
飛行機を導入したが移動時間の短縮がなされなかった。理由を調べると「実は空を飛んでいなかった」と言ったようなものです。
飛行機だから空を飛んで当たり前、パソコンだから業務が効率化して当たり前と思っているだけで実情は違っていたのです。
業務が効率化しない理由は「ファイルの管理ができていない。」というものでした。
ファイルを探すのに時間が増えたという事ですが、ファイルはパソコンを導入したことで従来の書類や図面が姿を変えたものです。
パソコン導入前は、苦労することもなく本棚から目的の図面や書類を取り出していました。
ところが高度な情報処理装置であるパソコンを導入したことで、従来なら手作業で行えていた簡単な情報処理が、パソコンでは時間が掛かるようになったというのは、本末転倒でありブラックジョークにもならないマンガのようなできごとなのです。飛行機を導入したけれども走った方が速かったといった話と同じなのです。

何故~マンガ~が改善できないのか？


マインドセット

そして調査を行った市役所ではファイルの管理に問題があることが分かったのですが、未だにこれを改善することができません。
ここではパソコンの運用には「「ファイルの管理ができない」といった問題と「それを解決することができない」といった事実が存在することになります。
これはこの市役所だけの話ではなく、全ての組織に当てはまり、それもパソコン誕生以来解決されない問題なのです。
では何故、パソコンが普及して30年が経過するのに、未だにこのような問題が存在するのでしょう。

皆さんはマインドセットという言葉をご存知でしょうか。固定観念や常識といったものですが、実はこの問題の原因がマインドセットの中にあるのです。
するとここを誰も疑いません。「パソコンとはそういうもの」といったように飛び越えてしまい、マインドセットの中の問題にこれまで気づくことができなかったのです。
原因の一つはフォルダの形をしたファイルソフトを用いていることです。実は中身の見えない入れ物に「もの」を整理する事例は古今東西存在しません。
整理をしてもどこに何が入っているのか分からないので、中を開いて一つずつ調べなくてはなりません。これでは「もの」を整理しても効果がないので、そのような入れ物は用いないのです。
共有フォルダも何が入っているのか分からないので中身の見えない入れ物に相当します。共有フォルダにファイルを整理しても探すのに時間がかかるのはそのためです。
もう一つの原因は「パソコンは個人で管理する」といった使い方にあります。ファイルの整理には皆で協力した共同作業が必要ですが、パソコンは個人で管理するものといった使い方では真剣にファイルを整理しません。どちらかというと共有フォルダが個人のフォルダの集合体になりがちであり、これもファイルを探すのに時間の掛かる要因になります。