カミワザの「ファイルを整理する仕組み」
カミワザのファイルを整理する仕組みについて順を追ってご説明します
何故ファイルを管理できないのか
業務上、数多くの書類や図面を作成していた会社では、パソコンを導入すると従来の手書きからワープロソフトやCADソフトで作成するようになります。それに伴いファイルの数が増えると「共有フォルダの何処に何があるのか分からない」といった問題が発生します。
山梨県のある市役所ではプロジェクトチームを作り、パソコン導入前と導入後の業務の効率化を調査したそうです。その結果は「個別の業務の効率化はみられたものの、その分ファイルを探す時間が増えたことと相殺して効率化していない」というものだったそうです。
このことはファイルの管理が上手くできないことを表していますが、これは市役所だけでなく全ての会社や組織に共通する問題なのです。
実はファイルの管理が上手くできないのには理由があります。
１つは「パソコンは個人で管理するもの」といった運用をしていることです。これではファイルを皆で整理するような共同作業を敬遠するので、共有フォルダのファイルの整理はできません。この件に関しては「パソコン運用の勘違い」をご覧ください。
もう1つは、ファイルソフトがファイルの整理に適していないことです。ファイルは電子データでありながら「もの」と同様の１つ、２つといった数の概念があります。そのため数が増えると所在が分からなくなります。
この厄介なファイルの管理方法ですが、実は「もの」の管理手段に整理整頓が有効なように、ファイルの管理にも整理整頓が向いています。ところが多くの会社が共有フォルダのファイルを整理しようと試みても上手くいかないのです。
その原因はフォルダの形にあります。この形ではファイルを整理しても効果を発揮しないのです。
フォルダの形がファイルの整理に向かないことは、段ボール箱に書類を整理するところをイメージすると分かります。
ある人が社内の書類を段ボール箱に整理したとします。すると幾つかの大きな段ボール箱がフロアに出現することになります。しかし書類を探しに来た人は、書類が整理されたので探すのが容易になったと思うでしょうか。
書類を探すためにはいちいち段ボール箱を開いて探さなければならないので、容易になったとは思わないはずです。
加えて共有フォルダのようにフォルダを自由に作成できる仕組みでは、より構造が複雑になるので余計に探すのが難しくなります。
フォルダの構造を段ボール箱に例えると、段ボール箱を開くとその中に段ボール箱があり、それを開くとまたその中に段ボール箱があるといった具合です。
これでは時間が掛かるだけでなく、探す意欲をなくしてしまいます。
整理整頓とは
「もの」を整理するための入れ物は形が成否を分けることを、整理整頓の本質を知ると理解できます。
整理整頓は様々な性質を持つ「もの」をグループ分けすることにより「もの」を容易に探せるようにする工夫です。
探している「もの」が入っているグループが分かることで、探す範囲が狭まるので総当たりで探すよりも効率的なのです。
そして、どのようにグループ分けをするのかは、整理を任された人が考慮して決めます。
こうして整理された状態から、目的の「もの」を効率よく探すには、使う人がここから整理の仕方（整理した人の考え方）を読み取った場合に限ります。これにより初めて目的の「もの」が分類されたグループが分かるのです。
本棚の形をしたファイルソフト
ファイルソフトがフォルダの形をしていてはファイルを上手く整理できません。しかし世の中には、フォルダの形をしたファイルソフトしか存在しないのです。そこで私たちはファイルを整理し易い形をしたカミワザというファイルソフトを開発しました。
本棚が整理の仕方を伝える仕組みを持っていることからカミワザは本棚の形をしています。
書類とファイルは物理的と電子的な違いはありますが、共に数の概念がある情報媒体です。ただ書類は見ただけで内容が分かりますが、ファイルはアプリケーションを介さないと分からないことから、この点で書類の方が勝っています。
カミワザは書類をファイルに置き換えただけで書類を整理する場合と同様の使い方をします。そのため従来の本棚と同じ見た目と同じ使い方になるので迷うことがありません。
書類を本に綴じるように、ファイルを本にドラッグ＆ドロップして格納します。その際に本の中ではファイルの印刷イメージを表示して書類と同じ使い勝手にしています。この本棚の実態はサーバーにあり、これをネットワーク経由でクライアントパソコンから共有する仕組みです。
運用は従来の本棚と同じです。見積書のファイルが欲しい場合には、カミワザを起動して本棚リストから営業部の本棚を選択します。次にその中の見積書の本を選択して開くと印刷内容を表示したファイルが入っているので探すだけです。
本棚と本に分類するので大量のファイルの場合は本棚や本が増えて探すのが難しくなるという懸念がありますが、カミワザは使用者毎にアクセス権限を設定することで解決します。例えば営業部の社員には営業部の本棚だけを表示して、経理部の社員には経理部の本棚だけを表示するといった具合です。また役員は全部署の本棚にアクセスできるようにするといった設定を容易に行えます。
この設定をすることでカミワザは一人一人にシンプルで使い勝手の良い本棚を提供するので、ファイルを探す時間を短縮できるのです。
仕組みの独自開発
パソコンではファイルを削除するとごみ箱に入り復元が可能です。
ところが、共有フォルダのファイルを削除すると復元することが出来ずに消失してしまいます。
個人のパソコンに比べて複数の人が利用する共有フォルダでは操作ミスが起きる確率が高く、しかもファイルは仕事で用いているわけですから、消失は業務に支障を来します。
このように個人のパソコンで行えることが会社のパソコンでは行えないというのは、共有フォルダの仕様上の誤りと考えます。
また、使用者が誤ってファイルを上書きした際も、元のファイルを消失してしまいます。
そこで、カミワザはファイルを削除したり上書きしたりしてもファイルを消失しない仕組みにしました。
これにはファイル周りを独自開発する必要があったのですが、ファイル周りを開発している会社は世界でも数社に限られます。
助けていただいたのは（株）リコーグループの鳥取技術研究所です。ここでは独自にファイルソフトを開発していた経緯があったことから、削除や上書きをしてもファイルを消失しない仕組みを作ることができたのです。
そして折角ですので、便利と思われる機能を加えることにしました。
１つは、パソコンの苦手な方でも使いやすいように、ファイルの表示順序を変更できるようにしました。これにより重要な順にファイルを並べるといったことができます。
もう１つは、種類の違うファイルを1つのファイルのように重ねて扱えることです。
共有フォルダでファイルの内容を表示（プレビュー）するには、マイクロソフト社の提唱する仕様をファイルに組み込まないとなりません。ただマイクロソフト社が強要することはできないので、アドビ社のイラストレータのようにプレビュー表示しないファイルが存在します。本来なら文章のファイルと違い、デザインの内容をファイル名で表現するのは難しいので、プレビュー機能が望まれるところなのです。
そういった際にこの機能が便利です。ファイルの内容をキャプチャした画像を1ページ目にして、2ページ目に通常のファイルを重ねます。こうすることで、あたかもプレビューを表示しているファイルのように扱えるので探すのが容易になるのです。
ファイルの同時起動の防止
ファイルの同時起動というのは、共有フォルダのファイルを複数の人が同時に開いてしまうことです。この場合では最後に保存した人の内容にファイルが書き換わってしまうので、それ以外の人の作業がムダになってしまうのです
個人向けのコンピューターとしてパソコンが誕生すると、個人だけでなく会社でも広く用いられるようになりました。
その際に会社ではファイルを共有する必要が生まれたことから、マイクロソフト社では共有フォルダを開発して、ネットワーク上でファイルを共有できるようにしました
しかし共有フォルダのファイルを複数の人が同時に開いてしまうトラブルが発生するようになったのです。
そこでマイクロソフト社では共有フォルダと、ワードやエクセルといったアプリケーション間で「ファイルを開いている」といった情報のやりとりを行うために双方に通信機能を加えました。これにより既に開いているファイルを起動する際に読み取り専用で開くようになったのです。
ただ、ワードやエクセルといった自社製品に機能を組み込むのは容易ですが、推奨機能にしたものの強要はできないので、他のアプリケーション全てが通信機能を備えているわけではありません。
アドビ社のイラストレーターもこれに相当するのでファイルの同時起動が起きてしまいます。
これは共有フォルダのピア・ツー・ピアというネットワーク形態が影響しています。パソコン間に上下関係がないことから、情報のやり取りには通信機能を組み込む必要があったのです。
対してカミワザはクライアント・サーバー型です。これはサーバーが主でクライアントが従というパソコン間に上下関係があり、クライアントがして欲しいことをサーバーに要求して、サーバーがリクエストに応えて処理をするものです。ここではサーバーとクライアントがもともと通信をしているので、アプリケーションに通信機能を加えなくても同時起動を防止できるのです。
普通のパソコンをサーバーとして用いる
カミワザは仕組みを安価に構築できるようWindowsServerだけでなく、現在お使いのパソコンをサーバーとして利用できます。
例えば空いているディスクトップパソコンをサーバーとして設置して利用するといったものです。
また、営業部長のノートパソコンを営業部のサーバーにするといった使い方もできます。営業部員は部長のノートパソコンの中の本棚を利用することになり、営業部長もこれまで通りノートパソコンを使えて本棚も利用することができるものです。
営業部の他に経理部、製造部といったように部署毎にサーバーを設置した際の、接続サーバーの切り替えは起動時のプルダウンメニューから行います。ただ接続先のサーバーから許可を得ていないと接続することはできません。
このようにカミワザは普通のパソコンをサーバーとして用いることでイニシャルコストを削減したり、設定やメンテナンスといったランニングコストを削減できたりするところがメリットです。
普通のパソコンをサーバーとして用いるデメリットは、専用サーバーほどデータのバックアップ機能がないため、万が一サーバーに用いたパソコンが故障した際には、社内のファイルを集約しているので被害が甚大になることです。
そこでカミワザは日時を指定したバックアップ機能を設けています。サーバーパソコンに接続した外部ストレージに指定した日時に本棚のデータをバックアップするものです。これにより万が一パソコンが故障した際に本棚のデータを復旧することができるのです。